Кнопочная форма. Создание главной кнопочной формы базы данных Access Добавление элементов на кнопочную форму

16.01.2022

Создание кнопок на форме не зависит от того, какая версия Access у вас установлена (2003, 2007, 2010, 2013 или 2016). В данной статье я покажу 2 способа создания кнопок на форме в базе данных Acceess: с помощью мастера и с помощью макроса.

Как это сделать?

Шаг 1. Создание формы

Если у вас нет формы, ее нужно создать. Более подробно как создаются формы можно посмотреть ТУТ . Переходим на вкладку «создание», пункт «Мастер форм». Далее выбираем таблицу или запрос, на основании которых будет создаваться форма. Далее выбираем необходимые поля и нажимаем «Далее».

Выбираем внешний вид формы.

Задаем имя формы и нажимаем «Готово».

Открываем форму в режиме конструктора. Как создать кнопку в базе Microsoft Access будет описано во втором шаге.

Шаг 2. Создание кнопки с помощью мастера

На панели инструментов выбираем пункт «Кнопка» и располагаем ее на форме. Появляется окно мастера кнопок. Здесь необходимо выбрать необходимую категорию и задать определенное действие. Выберем «Предыдущая запись» и нажмем «Далее».

Выбираем, что отображаем на кнопке: текст или рисунок. Оставляем рисунок по умолчанию и нажимаем «Далее».

Задаем имя кнопки и нажимаем «Готово».

Теперь создадим кнопку с текстом. Снова перейдем в мастер кнопок, выберем «Следующая запись».

Шаг 3. Создание кнопки с помощью макроса

На панели инструментов выбираем пункт «Кнопка» и располагаем ее на форме. Появляется окно мастера кнопок. Нажимаем «Отмена».

Дважды щелкаем по созданной кнопке, чтобы открыть окно свойств. Переходим на вкладку «События» пункт «Нажатие кнопки». Нажимаем кнопку с тремя точками.

Возвращаемся на форму «Таблица 1». Переименуем кнопку, зададим надпись «Выход».

Переходим в режим формы и проверим как работает кнопка «Выход». Приложение microsoft Access должно закрыться.

В данной статье мы разобрали как создать кнопку в базе Microsoft Access.

Если вам нужна готовая база данных Access, то ознакомьтесь со списком представленным ЗДЕСЬ .
-----------------
Полезные ссылки:
Урок 17: мастер запросов
Урок 16: запрос на создание таблицы
Урок 15: запросы с параметром
Урок 14: запросы с вычисляемыми полями
Урок 13: Как определить ГОД, КВАРТАЛ, МЕСЯЦ, ДЕНЬ НЕДЕЛИ в запросе
Урок 12: Как создать ЗАПРОС С УСЛОВИЕМ
Урок 11: Как задать условия для ТЕКСТОВЫХ полей в запросах
Уроки по SQL-запросам

Кнопочная форма - это форма, единственная цель которой перенаправить вас к другим формам (обычно при щелчке мышью кнопки формы). Она - своего рода главное меню вашей БД. Такая форма - одновременно и отправная точка, и центр действий. Типичная кнопочная форма содержит набор кнопок, направляющих в разные места.

На рис. 14.10 показана разновидность кнопочной формы, создаваемая программой Access.

Примечание

Созданная кнопочная форма подобна форме любого другого типа, поэтому после ее создания можно использовать навыки, приобретенные в последних двух главах, для придания вашей кнопочной форме внешней привлекательности.

Рис. 14.10. Эта кнопочная форма программы Access предоставляет доступ к пяти разным формам одним щелчком кнопки мыши. Достоинство кнопочных форм Access заключается в возможности построения собственного варианта за считанные секунды. К недостаткам можно отнести несколько старомодный внешний вид, заставляющий впечатлительных пользователей проектировать собственные кнопочные формы с нуля

Для автоматического создания кнопочной формы следует применять Мастер форм (Form wizard). Далее описывается, как он работает.

1. Выберите на ленте Работа с базами данных > Работа с базами данных > Диспетчер кнопочных форм (Database Tools > Database Tools > Switchboard Manager).

Когда вы первый раз в БД щелкните мышью эту кнопку, программа Access сообщит о том, что не может найти кнопочную форму и предложит ее создать. Щелкните кнопку Да для продолжения работы Диспетчера кнопочных форм (рис. 14.11).

Если кнопочная форма уже существует, переходите к пункту 2, в котором можно редактировать текущую кнопочную форму.

Рис. 14.11. Диспетчер кнопочных форм выводит на экран список страниц. Каждая страница - отдельная часть меню кнопочной формы. У самых простых кнопочных форм только одна страница, что означает поддержку формой одного уровня глубины и выполнение каждой кнопкой полезного действия (например, открытие формы или отчета)

Рис. 14.12. Окно позволяет создавать команды меню, удалять те, которые больше не нужны, изменять порядок их следования (этот порядок определяет порядок команд на кнопочной форме)

2. Щелкните мышью кнопку Изменить для редактирования страницы кнопочной формы.

На экране появляется окно Изменение страницы кнопочной формы (рис. 14.12). Именно здесь определяются реальные команды меню.

3. Для создания новой команды меню щелкните мышью кнопку Создать.

На экран выводится окно Изменение элемента кнопочной формы (рис. 14.13). Для создания команды меню необходимо предоставить две порции информации: текст, появляющийся на форме, и команду, которую должна выполнить программа Access, когда вы щелкните мышью кнопку.

Рис. 14.13. Эта команда запускает отчет Attendance (посещаемость).

Из раскрывающегося списка Команда выберите действие, которое должна выполнять команда

4. Введите текст меню и затем выберите действие, которое должна выполнять кнопка.
Возможны следующие варианты:

o Перейти к кнопочной форме (Go to Switchboard) - переходит на другую страницу кнопочной формы. Страницы кнопочной формы можно использовать для разбиения действительно длинных меню на несколько более коротких:

o Открыть форму для добавления (Open Form in Add Mode) - открывает форму в режиме ввода данных, поэтому можно вставлять новые записи;

o Открыть форму для изменения (Open Form in Edit Mode) - открывает форму в обычном режиме для просмотра и редактирования записей. Этот режим не разрешает редактировать форму, вопреки вводящему в заблуждение названию;

o Открыть отчет (Open Report) - открывает отчет в режиме предварительного просмотра;

o Конструктор приложения (Design Application) - открывает окно Диспетчера кнопочных форм, таким образом, позволяя редактировать меню кнопочной формы. Этот вариант редко требуется включать в меню;

o Выйти из приложения (Exit Application) - завершает программу Access:

o Выполнить макрос (Run Macro) и Выполнить программу (Run Code) - запускают созданный вами макрос (см. главу 15) или написанный вами код на языке Visual Basic (см. главу 16).

5. Повторяйте пункты 3 и 4 до тех пор, пока не создадите все нужные команды. Затем щелкните мышью кнопку Закрыть для возвращения в главное окно Диспетчера кнопочных форм.

У кнопочных форм есть неприятный секрет. На каждой странице можно поместить только восемь команд меню. Если вам нужно больше (а кому же не нужно?), следует добавить дополнительные страницы в ваше меню.

Вы можете следить за любыми ответами на эту запись через RSS 2.0 ленту. Вы можете оставить ответ, или trackback с вашего собственного сайта.

На данном уроке пользователь узнает, какие возможности создания форм предлагает режим Конструктор , увидит, как добавлять на форму элементы управления, а также посмотрит, как создавать главную кнопочную форму, которая позволит объединять формы разных таблиц между собой.

Тема: Технологии поиска и хранения информации

Урок: Создание главной кнопочной формы и элементов управления

На предыдущем уроке мы рассмотрели режим работы с формами Макет . Существует еще один режим работы с формами, он называется Конструктор . В этом режиме мы можем помещать на форму дополнительные элементы, так называемые элементы управления или элементы диалоговых окон. Это нам хорошо известные элементы: кнопки, списки, поля со списками. Все эти элементы мы можем создать в режиме Конструктор .

Как только мы перейдем в режим Конструктор формы, тут же на ленте появляется вкладка Конструктор , а на ней мы увидим все доступные нам элементы управления (рис. 1). Именно эти элементы мы можем помещать на формы.

Рис. 1

Посмотрим, как же на практике нам добавить в форму эти элементы. Для этого перейдем в режим Конструктор (рис. 2), тогда на ленте автоматически появится вкладка Конструктор, и мы увидим все доступные элементы (рис. 1).

Выберем элемент кнопка (рис. 3), щелкнем на ней ПКМ и обозначим на форме размеры будущей кнопки (рис. 4). Автоматически появится диалоговое окно создания кнопок, где мы можем выбрать категорию и действие (рис. 5). Например, найти запись, и нажимаем Далее. На кнопку мы можем поместить либо текст, либо соответствующее стандартное изображение или иконку по обзору (рис. 6). Щелкнем далее и мы увидим, что на следующем этапе задается имя кнопки, после чего щелкнем Готово (рис. 7). Кнопка появилась, мы можем подкорректировать размеры и перейти в режим Форма для того, чтобы увидеть, как кнопка будет отражена на форме, и опробовать ее действие (рис. 8). Щелкнем на ней; да, действительно, как и должно было, появилось окно Поиск и замена (рис. 9). Пусть образцом будет фамилия Блок, поиск пусть осуществляется в категории «музеи-квартиры Санкт-Петербурга», совпадение - с любой часть поля и просматриваются все записи (рис. 10). Щелкнем далее, действительно кнопка работает правильно, и нужная нам информация в таблице найдена (рис. 11).

Рис. 2

Рис. 3

Рис. 4

Рис. 5

Рис. 6

Рис. 7

Рис. 8

Рис. 9

Рис. 10

Рис. 11

Кроме командных кнопок на форму можно также помещать списки. Выбор из списка обеспечивает более быстрый переход к нужной записи. Давайте посмотрим, как на форме можно создать выпадающий список.

Создадим еще один элемент управления на форме, перейдем в режим Конструктор и выберем элемент управления Поле со списком (рис. 12), обозначим его расположение и размеры (рис. 13). После этого появится диалоговое окно Создание полей со списком , в котором мы можем выбрать, каким образом поле со списком будет получать значение, выберем, например, третий вариант и щелкнем далее (рис. 14). Выберем поле Название и щелкнем Далее (рис. 15) и Готово. Но мы видим, что название поле уже существовало, получилось наложение, но мы можем просто удалить второе название. Перейдем в режим Форма , для того чтобы опробовать список. Список открывается, мы выбираем название музей-квартира А.С. Пушкина (рис. 16) и видим, что происходит переход на ее картинку (рис. 17). Т. е. поле со списком работает.

Рис. 12

Рис. 13

Рис. 14

Рис. 15

Рис. 16

Рис. 17

Если в базе данных не одна таблица, а несколько и, соответственно, несколько форм, то можно создать главную кнопочную форму , содержащую кнопки, причем щелчком на кнопки мы можем загружать ту или иную форму.

Давайте посмотрим, из каких этапов состоит создание главной кнопочной формы.

Если в базе данных несколько таблиц и соответствующее количество форм, то имеет смысл создать главную кнопочную форму, которая будет служить своеобразной заставкой для базы данных, в которой можно загружать все остальные формы. Щелкнем на ленте вкладку Работа с базами данных (рис. 18), выберем там команду диспетчер кнопочных форм, при этом выдается сообщение: Не удается найти кнопочную форму в этой базе данных , поэтому мы нажимаем кнопку Создать (рис. 19). Появится диалоговое окно Диспетчер кнопочных форм , в котором мы можем выбрать команду Изменить , появится окно Изменение страницы кнопочной формы . Создадим на ней первую кнопку (рис. 20). Пусть текст этой кнопки будет музеи-квартиры и будет выполняться команда Открыть форму для изменения , а форма - . Создадим еще одну кнопку, которую назовем писатели , по щелчку также будет выполняться команда Открыть форму для изменения и форма писатели (рис. 21). Закроем открытые диалоговые окна, и мы увидим в списке объектов, что появились новые формы и соответствующие им таблицы (рис. 22).

Откроем кнопочную форму. По умолчанию она имеет вот такое оформление (рис. 23), на ней находятся две кнопки, при нажатии на первую кнопку происходит переход на форму музеи-квартиры Санкт-Петербурга , щелчком на второй мы откроем форму писатели , т. е. кнопочная форма работает правильно. Теперь попробуем изменить ее стандартное оформление, перейдем в режим Конструктор, и мы здесь увидим окно свойств. Таким образом, мы можем выбрать любой из элементов и изменить, например, цвет фона (рис. 24). А затем мы можем поместить, например, изображение (рис. 25). Для этого выберем произвольное изображение на нашем компьютере и перейдем в режим Форма . Теперь наша главная кнопочная форма приняла следующий вид (рис. 26). У вас может появиться не обязательно изображение компьютера, а тот рисунок, который вы выбрали на предыдущем этапе. Можем отметить, что наше оформление изменилось к лучшему.

Рис. 18

Рис. 19

Рис. 20

Рис. 21

Рис. 22

Рис. 23

Рис. 24

Рис. 25

Рис. 26

Список литературы

Угринович Н.Д. Информатика-9. - М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2012.
Гейн А.Г., Юнерман Н.А. Информатика-9. - М.: Просвещение, 2012.
Соловьёва Л.Ф. Информатика и ИКТ. Учебник для 9 класса. - СПб.: БХВ-Петербург, 2007.

Lessons-tva.info ().
Office.microsoft.com ().
Lessons-tva.info ().

Домашнее задание

Какие режимы работы поддерживает объект Форма?
Как на форму добавить элементы управления в MS Access?
Что такое главная кнопочная форма?
Возможно ли визуальное редактирование форм?

Создание новой формы

Microsoft Office Access 2007 предоставляет разнообразные способы создания форм в зависимости от необходимой функциональности и сложности. Можно создавать следующие виды форм:

Форма ;

Разделенная форма с помощью инструмента Разделенная форма ;

Обычная форма с помощью инструмента Несколько элементов ;

Обычная форма с помощью мастера форм;

Пустая форма.

Кроме того, уже созданная форма может быть доработана в режиме конструктора, где в нее могут быть добавлены элементы управления.

Детально рассмотрим каждый способ создания форм, используя для примеров учебную базу данных Отдел продаж .

Для начала изучите наиболее простые способы создания форм, когда большую часть работы за вас выполняет программа Microsoft Office Access 2007.

Создание формы с помощью инструмента Форма

Самый простой способ создания формы – это использование инструмента Форма .

1. Откройте базу данных Отдел продаж .

2. В области переходов щелкните кнопкой мыши дважды на названии таблицы Клиенты , чтобы открыть таблицу.

3. Перейдите на вкладку Создание и в группе Формы щелкните кнопкой мыши на инструменте Форма

Автоматически созданная форма отобразится в режиме макета (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Автоматически созданная форма

Форма содержит все поля из таблицы Клиенты и отображает первую запись из таблицы. Кроме того, так как существует таблица Заказы , связанная с таблицей Клиенты отношением «один ко многим», в форму добавлена та часть таблицы Заказы , записи которой относятся к выбранному клиенту. Однако в случае существования нескольких таблиц, связанных с выбранной отношением «один ко многим», они не добавляются на форму, чтобы не загромождать ее.

4. Закройте форму. Перед закрытием появится окно запроса о сохранении формы.

5. Нажмите кнопку Да . Появится окно Сохранение (рис. 3.2).

Рис. 3.2. Окно Сохранение

6. Введите имя для макета формы (например, Клиенты). Нажмите кнопку ОК .

Вы создали самую простую форму, но даже она обладает основными функциями формы, позволяющими вводить и редактировать данные. Кроме того, любая форма, даже созданная таким простым путем, может быть доработана в режиме конструктора.

Создание разделенной формы с помощью инструмента Разделенная форма

Разделенная форма – это форма, разделенная на две части: представление данных в виде формы и представление тех же данных в виде таблицы. Разделенные формы являются нововведением Microsoft Office Access 2007.

Разделенная форма создается так же легко, как и простая.

Отдел продаж .

2. В области переходов щелкните дважды кнопкой мыши на названии таблицы Клиенты , чтобы открыть таблицу.

3. Перейдите на вкладку Создание и в группе Формы нажмите кнопку Разделенная форма.

Автоматически созданная форма отобразится в режиме макета (рис. 3.3).

Рис. 3.3. Разделенная форма

Оба представления связаны с одним источником данных, поэтому они всегда синхронизированы. При выделении поля в одной части формы оно выделится и в другой. Необходимые действия с записями можно производить в том представлении, в котором удобнее. Например, поиск записей может осуществляться в табличном представлении, а редактирование – в представлении формы.

4. Сохраните макет формы под названием Разделенная форма Клиенты .

Создание формы с помощью инструмента Несколько элементов

До сих пор вы создавали формы, в которых открывалась только одна запись. Но ограничения по количеству записей для формы не существует. Чтобы создать форму, которая будет содержать несколько записей, выполните следующие действия.

1. Откройте учебную базу данных Отдел продаж .

Клиенты .

3. Перейдите на вкладку Создание и в группе Формы нажмите кнопку Несколько элементов.

Автоматически созданная форма отобразится в режиме макета (рис. 3.4).

Рис. 3.4. Форма с несколькими записями

4. Сохраните форму под названием Форма с несколькими записями Клиенты .

С первого взгляда непонятно, зачем создавать такую форму, которая практически не отличается от таблицы. Но в следующих разделах вы узнаете, как добавлять к формам графические элементы, элементы управления, а значит, и как расширить функциональность данной формы.

Создание формы с помощью мастера форм

Создаваемые формы до сих пор имели полный набор полей, причем только из одной таблицы. Если необходимы более тонкие настройки макета, можно воспользоваться мастером форм.

1. Откройте учебную базу данных Отдел продаж.

2. В области переходов дважды щелкните кнопкой мыши на названии таблицы Клиенты .

3. Перейдите на вкладку Создание и в группе Формы нажмите кнопку Другие формы . В раскрывающемся списке (рис. 3.5) выберите инструмент Мастер форм .

Рис. 3.5. Список Другие формы

Откроется окно Создание форм (рис. 3.6).

Рис. 3.6. Окно Создание форм

4. Переместите в список выбранных полей поля Имя , Телефон , Адрес . Нажмите кнопку Далее . Откроется окно выбора внешнего вида формы (рис. 3.7).

Рис. 3.7. Окно выбора внешнего вида формы

Существуют четыре вида формы:

В один столбец – все поля созданной формы будут расположены в один столбец;

Ленточный – поля формы будут расположены в одну или несколько строк;

Табличный – форма будет выглядеть как обычная таблица;

Выровненный – ленточная форма, поля которой выровнены по ширине.

5. Установите переключатель в положение нужного вида формы (например, выровненный ) и нажмите кнопку Далее . Откроется окно выбора стиля формы (рис. 3.8).

Рис. 3.8. Окно выбора стиля формы

Чтобы посмотреть, как выглядит тот или иной стиль, щелкните на его названии кнопкой мыши. В левой части окна вы увидите, как изменится оформление формы.

6. Выберите подходящую схему оформления (например, Модульная ) и нажмите кнопку Далее . Откроется последнее окно мастера форм (рис. 3.9).

Рис. 3.9. Окно для задания имени формы

7. В текстовое поле введите имя новой формы и нажмите кнопку Готово . Новая форма откроется в режиме просмотра (рис. 3.10).

Рис. 3.10. Созданная форма в режиме просмотра

Использование мастера форм позволяет создавать довольно гибкие формы, используя поля из разных таблиц, различные виды форм и стили оформления. Применение мастера имеет как минимум два преимущества:

С помощью мастера форм создать сложную по структуре форму могут даже неподготовленные пользователи;

Опытные пользователи могут не тратить время на выполнение рутинных операций по размещению полей и подписей к ним, по компоновке формы и организации связи с источником данных. Вместо этого можно сосредоточиться на более сложных задачах при доработке формы в режиме макета или конструктора. Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Из книги Компьютер на 100. Начинаем с Windows Vista автора Зозуля Юрий

Создание новой базы данных Все таблицы и другие объекты базы данных Access 2007 хранятся в одном файле с расширением ACCDB (во всех предыдущих версиях использовались файлы с расширением MDB). Перед созданием таблиц следует создать пустую базу данных следующим способом.1.

Из книги Excel. Мультимедийный курс автора Мединов Олег

Создание новой книги При запуске программы Excel новая книга создается автоматически. Однако, возможно, создать новую книгу вам понадобится в процессе работы. Excel может работать с несколькими документами одновременно.Чтобы создать новую книгу, нужно нажать Кнопку «Office» и в

Из книги Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. Русская версия. Главы 9-16 автора Лондер Ольга

Заполнение новой формы После создания библиотеки форм пользователи могут заполнять новые формы и изменять формы, хранящиеся в библиотеке.В следующем упражнении вы создадите форму и сохраните ее в библиотеке форм SharePoint.Откройте узел SharePoint, на котором находится

Из книги HTML 5, CSS 3 и Web 2.0. Разработка современных Web-сайтов. автора Дронов Владимир

, формирующим этот

Из книги Моделирование бизнес-процессов с BPwin 4.0 автора Маклаков Сергей Владимирович

1.1.2. Создание новой модели При создании новой модели возникает диалог, в котором следует указать, будет ли создана модель заново, или она будет открыта из файла либо из репозитория ModelMart, внести имя модели и выбрать методологию, в которой будет построена модель (рис. 1.1.2).Как

Из книги HTML 5, CSS 3 и Web 2.0. Разработка современных Web-сайтов автора Дронов Владимир

Создание Web-формы На очереди - Web-форма, в которую посетитель будет вводить искомое слово или его часть. Вот только куда ее поместить? Давайте пока что вставим ее в контейнер cnavbar, ниже полосы навигации, непосредственно перед закрывающим тегом

, формирующим этот

Из книги Веб-Самоделкин. Как самому создать сайт быстро и профессионально автора Гладкий Алексей Анатольевич

Создание новой веб-страницы Возможности программы Extra Hide Studio предусматривают создание новых веб-документов тремя способами. В первом случае создается совершено пустая страница, во втором – стандартная веб-страница, а в третьем случае можно сформировать веб-страницу на

Из книги VBA для чайников автора Каммингс Стив

Дизайн новой формы Только что созданная новая форма (рис. 10.1) представляет собой чистое поле для ваших упражнений в разработке пользовательского интерфейса. Вы можете менять размеры формы и ее положение на экране, подбирать форме цвета и размещать в ней элементы

Из книги Самоучитель работы на Macintosh автора Скрылина Софья

Создание формы Для создания новой формы VBA выберите Insert=UserForm из меню редактора Visual Basic или из контекстного меню (вызываемого щелчком правой кнопки мыши) в окне проводника проектов. Новая форма (точнее, заготовка новой формы) появится в специально созданном для нее окне, а

Из книги Ubuntu 10. Краткое руководство пользователя автора Колисниченко Д. Н.

1.10.4. Создание новой учетной записи Создание учетной записи происходит в знакомом нам окне Учетные записи (Accounts), которое открывается щелчком мыши на значке, расположенном в окне системных настроек: Как упоминалось раньше, для доступа к изменениям необходимо произвести

Из книги Access 2002: Самоучитель автора Дубнов Павел Юрьевич

17.2. Создание новой презентации Даже самая простая презентация, включающая фотографии вашего семейного отдыха летом, требует некоторого планирования. Как вы расположите слайды? Хаотично или в хронологической последовательности (первый день, второй день и т. д.)? Об этом

Из книги Социальные сети без страха для тех, кому за... автора Виннер Марина

Глава 3 Создание таблиц новой базы данных Как уже было сказано в главе 2, разработка новой базы данных «Контрольно-измерительные приборы» производится в программной среде Access 2002.Формирование БД в Access состоит из ряда последовательных этапов, описываемых ниже. Первый этап

Из книги Как приручить компьютер за несколько часов автора Ремнева Ирина

Глава 4 Создание форм новой базы данных Если таблицы служат первичными, исходными элементами базы данных, то «на выходе» вы получаете формы и отчеты. Как правило, формы используются для получения ответов на запросы пользователя, записи данных в таблицы и/или изменения

Из книги автора

Глава 5 Создание отчетов новой базы данных В Access 2002 отчет создается почти так же, как форма. Разница между этими двумя объектами базы данных состоит не в технологии их построения, а в их целевом назначении. Если с формой пользователь будет работать на экране, то отчет

Из книги автора

Создание новой папки Чтобы создать папку на рабочем столе (или окне папки), щелкните правой кнопкой мыши на свободном месте рабочего стола. В появившемся меню выберите Создать. Появится контекстное меню, из которого выбираем команду Папку. Можете назвать ее, как вам

С помощью главной кнопочной формы можно осуществлять навигацию по формам и отчетам базы данных. Пользователю базы данных нет необходимости просматривать всю структуру базы. Пользователь с помощью форм может внести изменения в таблицы и затем получить отчеты с учётом новых данных. Запросы и таблицы не являются элементами главной кнопочной формы.

Для создания главной кнопочной формы нужно воспользоваться инструментом Диспетчер кнопочных форм. Если на вкладке Работа с базами данных этого инструмента нет, то его можно добавить на Панель быстрого доступа.

Для этого на вкладке Файл, выбрать Параметры, затем Панель быстрого доступа. После этого на вкладке Настройка панели быстрого доступа надо выбрать из раскрывающегося списка строку Вкладка «Работа с базами данных» и в списке команд выделить Диспетчер кнопочных форм (рис. 1. 31).

Создание главной кнопочной формы:

1. открыть базу данных;

2. обратиться к «Диспетчеру кнопочных форм» (рис. 1. 32);

3. если выводится запрос на подтверждение создания кнопочной формы, нажмите кнопку «Да».

1. дальнейшая работа будет производиться со стандартной кнопочной формой;

2. нажать кнопку «Изменить»;

3. нажать кнопку «Создать» (рис. 1. 33).

1. в поле «Текст» введите текст названия первой кнопки кнопочной формы, а затем выберите для нее команду в поле Команда;

2. для создания второй кнопки используйте команду «Создать», после чего открывается окно «Изменение элемента кнопочной формы» для новой кнопки (рис. 1. 34).

Получаем главную кнопочную форму (рис. 1. 35).

Чтобы изменить или удалить какую-либо из созданных кнопок, выберите ее имя в списке «Элементы данной кнопочной формы» и нажмите кнопку «Изменить» или «Удалить». Если требуется изменить порядок элементов кнопочной формы, выберите элемент в списке и воспользуйтесь кнопками «Вверх» или «Вниз».

Закончив создание кнопочной формы, нажмите кнопку «Закрыть».

Чтобы кнопочная форма открывалась при открытии базы данных, выберите имя кнопочной формы в диалоговом окне «Диспетчер кнопочных форм» и нажмите кнопку «По умолчанию».

При создании кнопочной формы с помощью диспетчера кнопочных форм создается таблица «Switchboard Items». Эта таблица описывает текст и действия кнопок созданной формы. Если позднее появится необходимость внести изменение в кнопочную форму, то сначала необходимо удалить соответствующую ей таблицу «Switchboard Items», а затем внести изменения.

Отчеты

Отчеты служат для форматированного вывода данных на печатающие устройства. При создании отчета MS Access всегда оперирует только с одной единственной таблицей или запросом. Если необходимо объединить информацию из нескольких таблиц и (или) запросов в одном отчете, то прежде следует собрать желаемые данные в одном запросе.

Структура отчетов состоит из разделов и элементов управления. Проектирование отчета состоит в создании структуры его разделов и в размещении элементов управления внутри этих разделов, а также в задании связей между этими элементами и полями таблиц или запросов базы данных.

Структура готового отчета отличается от структуры формы увеличенным количеством разделов. Кроме разделов заголовка, примечания и данных, отчет может содержать разделы верхнего и нижнего колонтитулов. Если отчет занимает более одной страницы, эти разделы необходимы для печати служебной информации, например номеров страниц. Чем больше страниц занимает отчет, тем важнее роль данных, выводимых на печать через эти разделы. Если для каких-то полей отчета применена группировка, количество разделов отчета увеличивается, поскольку оформление заголовков групп выполняется в отдельных разделах.

Редактирование структуры отчета выполняют в режиме Конструктора. Приемы редактирования те же, что и для форм. Элементы управления в данном случае выполняют функции элементов оформления, поскольку печатный отчет не интерактивный объект, в отличие от электронных форм.

Со структурой отчета проще всего ознакомиться, создав автоотчет, а затем открыв его в режиме Конструктора.

Структура отчета состоит из пяти разделов: заголовка отчета, верхнего колонтитула, области данных, нижнего колонтитула и примечания. Раздел заголовка служит для печати общего заголовка отчета.

Раздел верхнего колонтитула можно использовать для печати подзаголовков, если отчет имеет сложную структуру и занимает много страниц. Здесь можно также помещать и колонцифры (номера страниц), если это не сделано в нижнем колонтитуле.

В области данных размещают элементы управления, связанные с содержимым полей таблиц базы. В эти элементы управления выдаются данные из таблиц базы, которые могут быть использованы для вывода на бумагу.

Раздел нижнего колонтитула используют для тех же целей, что и раздел верхнего колонтитула.

Раздел примечания используют для размещения дополнительной информации.

Автоотчет - самый простой вид отчета (рис. 1. 36). Для создания автоотчета надо на панели Навигации выделить объект, для которого создается отчет, открыть вкладку Создать, Отчет.

При этом получаем электронный вид отчета, содержащий все поля объекта.

С помощью Мастера отчетов.

В этом случае создается простой настраиваемый отчет в четыре шага:

· выделение объекта;

· в группе Отчеты выбрать Мастер отчетов;

· выбрать поля для отчета;

· выберите требуемый порядок сортировки полей;

· выберите вид макета отчета.

При этом получаем электронный вид отчета, содержащий только требуемые поля объекта (рис. 1. 37).

Раздел 2. Лабораторный практикум

Обычно для работы с приложением создают специальную форму, которая носит название Главная кнопочная форма (Main Switchboard) и содержит кнопки, позволяющие выбирать основные функции или подсистемы приложения. Такую форму можно создать, как обычно, с помощью Конструктора форм, а можно использовать специальный мастер, который называется Диспетчер кнопочных форм (Swithboard Manager). В базе данных "Борей" создана Главная кнопочная форма (Main Switchboard) без применения мастера. Давайте посмотрим, как аналогичную форму создать с помощью Диспетчера кнопочных форм.

Выберите команду меню Сервис, Служебные программы, Диспетчер кнопочных форм (Tools, Database Utilities, Swithboard Manager).

Поскольку база данных не содержит кнопочных форм (по крайней мере, известных мастеру), выдается диалоговое окно, запрашивающее, нужно ли создавать кнопочную форму. Нажмите кнопку Да (Yes).

Теперь мастером создается таблица "Элементы кнопочной формы" (Switchboard Items) и кнопочная форма (Switchboard), которые мы рассмотрим позднее. После этого появляется диалоговое окно со списком страниц кнопочной формы (рис. 14.15).

Рис. 14.15. Диалоговое окно Диспетчер кнопочных форм

В этом окне перечисляются все страницы кнопочной формы (их может быть несколько). Пока создана только одна страница, и мы видим ее в списке. Чтобы создать на ней нужные кнопки, нажмите кнопку Изменить (Edit). Открывается диалоговое окно (Edit Switchboard Page) (рис. 14.16), содержащее список элементов формы.

Рис. 14.16. Диалоговое окно Изменение страницы кнопочной формы

В этом окне можно добавлять, изменять и удалять элементы выбранной страницы формы. Можно также менять порядок их размещения на странице (с помощью кнопок Вниз (Move down) и Вверх (Move up)).

В поле Название кнопочной формы (Swithboard Name) мы можем изменить стандартное название, если это необходимо. Список элементов формы пока пуст и доступна только одна кнопка Создать (New). Чтобы создать первый элемент, нажмите данную кнопку. Появляется диалоговое окно (Edit Switchboard Item) (рис. 14.17).

Рис. 14.17.

В поле Текст (Text) введите наименование создаваемой кнопки, например Товары. Второе поле Команда (Command) позволяет определить действие, которое будет" выполняться после нажатия данной кнопки. Список этих действий представлен на рис. 14.17. Их всего 8. Это может быть открытие формы в режиме добавления записей или редактирования, открытие отчета, запуск макроса или процедуры VPA, запуск мастера для редактирования кнопочной формы, переход к другой кнопочной форме и.выход из приложения. Выберем, например, Открыть форму для измения (Open Form in Edit Mode). Тогда в следующем поле нужно ввести имя открываемой формы "Список товаров" (Products) (рис. 14.18) и нажать кнопку ОК.

Замечание

Название последнего поля в форме на рис. 14.18 изменяется в зависимости от выбранной команды во втором поле. Если выбранное в списке действие не требует задания аргумента, третье поле вообще исчезает.

Рис. 14.18. Диалоговое окно

Аналогично добавим кнопки для других объектов приложения: "Типы" (Categories), "Поставщики" (Suppliers), "Заказы" (Orders). Создадим кнопку Отчеты, которая будет открывать форму "Отчеты о продажах" (Sales Reports Dialog) и кнопку выхода из приложения Выход. Закроем диалоговое окно Изменение страницы кнопочной формы (Edit Switchboard Page), нажав кнопку Закрыть (Close).

Количество кнопок на одной странице формы ограничено числом 8. Это не значит, что их нельзя создать больше, просто это придется делать вручную. Однако есть другой способ преодолеть это ограничение. Если число действий, которые хотелось бы разместить на кнопки, превышает 8, можно сгруппировать часть действий на отдельной странице кнопочной формы. Для примера давайте создадим еще одну страницу нашей кнопочной формы и разместим на ней кнопки действий с клиентами. Для этого в диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм (Switchboard Manager) нажмите кнопку Создать (New). В появившемся диалоговом окне (рис. 14.19) введите имя новой страницы Клиенты и нажмите кнопку ОК.

Рис. 14.19.

Далее в редакторе страниц уже известным способом создадим элементы: Клиенты, Наклейки для клиентов, Телефоны клиентов, Заказы клиентов, которые открывают соответствующие формы. Не забудьте создать кнопку, которая позволит вернуться в Главную кнопочную форму (Main Switchboard). Для этого нужно связать с ней команду Перейти к кнопочной форме (Go to Switchboard) (рис. 14.20). Закройте это окно, чтобы вернуться к диалоговому окну Диспетчер кнопочных форм (Switchboard Manager). В списке страниц у вас должны появиться две страницы.

Теперь нужно отредактировать первую страницу - добавить к ней элемент, с помощью которого можно будет перейти на вторую страницу. Для этого выделите в списке страницу (Main Switchboard) и нажмите кнопку Изменить (Edit). В окне редактора страниц добавьте новый элемент Клиенты, также используя команду Перейти к кнопочной форме (Go to Switchboard).

Рис. 14.20.

Теперь обе страницы оказались связанными. Можно закрыть окно мастера и посмотреть, что у нас получилось, открыв форму "Кнопочная форма" (Switchboard). Должно появиться окно, похожее на то, что представлено на рис. 14.21.

Рис. 14.21.

Вы можете проверить, как действуют кнопки. Например, если нажать кнопку Клиенты, содержание формы изменится, и вы увидите вторую страницу формы. Форма выглядит не слишком привлекательно, но теперь вы можете перейти в режим Конструктора и оформить ее внешний вид, применив все средства Конструктора.

Открыв эту форму в режиме Конструктора, вы не увидите ее элементов, форма кажется совсем пустой. Однако, если вы откроете модуль, связанный с этой формой, то увидите достаточно большой объем кода, который и организует работу формы должным образом. Причем для этого используется информация, хранящаяся в специальной таблице, о которой мы упоминали в начале раздела: Switchboard Items (Элементы кнопочной формы). Вы увидите эту таблицу в списке Таблицы (Tables) окна База данных (Database). В этом случае она будет выглядеть примерно так, как показано на рис. 14.22.

Рис. 14.22. Таблица "Элементы кнопочной формы"

Первый столбец содержит идентификатор страницы, второй - номер элемента на странице. Этот номер определяет порядок, в котором будут располагаться элементы на странице. Третий столбец содержит текст, появляющийся справа от кнопки. Последние два столбца определяют команду, связанную с элементом: код команды (как мы помним, их 8) и ее аргумент. Код 0 соответствует специальному элементу, который задает заголовок страницы и определяет ее начало.

Таким образом, с помощью Диспетчера кнопочных форм (Switchboard Manager) можно создать иерархическую систему страниц кнопочной формы, которая может быть альтернативой обычному иерархическому меню. Правда, в отличие от меню эта форма не видна постоянно на экране, она может закрываться другими формами. Если вы хотите обеспечить возможность пользователю открывать сразу несколько форм и отчетов, вам придется сделать кнопку на панели инструментов, которая позволяла бы в любой момент отобразить Главную кнопочную форму (Main Switchboard).